Aug 23,2023
業務用の複合機・コピー機はリース、購入、レンタル、どれがおすすめ？
目次
1.はじめに
現代のビジネス環境では、業務の効率化とコスト削減が重要な課題となっています。
その中で、業務用の複合機・コピー機は事務作業をスムーズに進める上で欠かせない存在となっています。
しかし、複合機・コピー機を導入する際には、リース、購入、レンタルの選択肢に直面し、どれが最適な選択なのか悩むことも多いことでしょう。
本コラムでは、業務用複合機・コピー機の導入方法であるリース、購入、レンタルに焦点を当て、それぞれのメリットとデメリットについて詳細に検証していきます。
それぞれの特徴と利点をよく理解し、自社のニーズに合った最適な選択をする際の参考にしていただければ幸いです。
2.リースとは？仕組みと特徴の解説
リース（Lease）とは、特定の資産（例えば複合機・コピー機などの機器や車両、不動産など）を一定の期間にわたって使用する契約形態のことを指します。
リース契約をすることで、資産の使用権を得ることができますが、所有権はリース提供者（リース会社）が保持します。
リース契約は、資産の導入費用を抑えるためや、最新の機器を利用するため、また資産の保守や管理をリース会社に委託するためなど、様々な目的で利用されます。
リースの仕組みと特徴をご紹介します。
リース契約の期間
リース契約には一定の期間が設定されます。
一般的なリース契約の期間は1年以上（複合機であれば一般的に5〜6年）であり、長期リースや中期リース、短期リースなど、契約期間によって種類が異なります。
リース料金の支払い
リース契約では、資産の使用権を得るためにリース料金を支払います。
リース料金は通常月額や四半期ごとに支払われます。リース料金の金額は、リース期間、リース対象の資産の価値、リース会社のポリシーによって異なります。
所有権の保持
リース契約では、リース提供者（リース会社）が資産の所有権を保持します。
リース契約の終了時に、リース期間中に使用した資産はリース提供者に返却されることが一般的です。
メンテナンスやサポートの提供
リース契約では、リース提供者が資産のメンテナンスやサポートを提供することが一般的です。
これにより、資産の適切な保守管理が行われ、トラブル時にも迅速な対応が期待できます。
リース契約の更新や終了
リース契約の終了時には、資産をリース提供者に返却するか、別の契約を更新することが選択肢となります。
リース契約の終了後に資産を購入するオプションもある場合があります。
リースは、初期投資を抑えて最新の機器を利用したい場合や、特定の期間だけ資産を利用したい場合に有用な契約形態です。
一方で、所有権を持たないため、長期的なコストを把握しにくいといったデメリットもあります。
リース契約を検討する際には、自社のニーズや予算に合わせた適切なリースプランを選択することが重要です。
3.リースのメリット・デメリット
リースのメリットとデメリットを以下にまとめましたので、参考にしてみてください。
メリット
初期投資の軽減･･･資産をリースする場合、購入に比べて初期投資が軽減されます。大きな資本を投入せずに必要な機器や設備を利用できるため、資金の節約になります。
最新機器の利用･･･リース契約を更新することで、常に最新の機器や技術を利用できます。特に技術が進化が速い産業や分野では、リースを利用することで常に最新の状態を維持できます。
メンテナンスやサポートの提供･･･リース提供者が資産のメンテナンスやサポートを提供する場合が多いです。トラブルや故障時に迅速な対応が期待できるため、業務の運用に安心感があります。
コストの見通し･･･リース契約における支払いは、通常一定の月額で行われるため、コストの見通しがしやすくなります。予算計画がしやすいため、経営上のリスクを軽減できます。
デメリット
所有権の欠如･･･リース契約では、資産の所有権はリース提供者が保持します。終了時に資産を返却しなければならないため、所有権を持たないことがデメリットとなる場合があります。
長期的な費用増加･･･長期にわたるリース契約では、支払総額が購入よりも高くなることがあります。所有権がないため、総支払額が予測しにくいことがあります。
契約解除の制約･･･リース契約は一定期間を必要とするため、途中で契約を解除する際には違約金が発生する場合があります。契約解除の自由度が低いことが、柔軟性を欠く要因となります。
オプションの制約･･･リース契約によっては、リース期間終了時に資産を購入するオプションが制限される場合があります。資産を所有したいという意向を持つ場合に制約が生じることがあります。
これらのメリットとデメリットを十分に検討し、自社のニーズや予算に合った適切なリースプランを選択することが重要です。
リース契約はビジネスの戦略や状況によって利用のメリットが異なるため、慎重な判断が必要となります。
4.購入のメリットとデメリット
複合機を購入する場合のメリットとデメリットを以下にまとめましたので、参考にしてみてください。
メリット
所有権の確立･･･複合機を購入することで、完全な所有権を得ることができます。リースでは所有権がリース提供者にあるため、購入した場合は自社の資産として活用できます。
長期的な経済性･･･購入した複合機は長期間にわたって使用できるため、リースよりも経済的になる場合があります。複合機は通常数年以上使用されることが多く、所有期間が長ければその分コストパフォーマンスが向上します。
自由な使用とカスタマイズ･･･購入した複合機は自社の所有物であるため、自由に使用やカスタマイズができます。特定の業務ニーズに合わせて設定を調整したり、必要なアクセサリーを追加することで、効率的な業務遂行が可能です。
資産価値の保持･･･購入した複合機は自社の資産として経理処理されます。将来的に再販売やリースバックなどを検討する際に、資産の価値を活用できます。
デメリット
高額な初期投資･･･複合機を購入する際には高額な初期投資が必要です。リースと比べると、資本を大きく消費するため、資金繰りに影響を及ぼす可能性があります。
技術の陳腐化･･･技術が進化する複合機の場合、購入した時点で最新機能であっても、数年後には新しいモデルが登場する可能性があります。長期的に最新の機能を追求する場合は、更新費用がかかることが考慮されます。
リスクの負担･･･購入した複合機の壊れたり故障したりした場合、修理や交換に伴う費用は自社の負担となります。リース契約ではリース会社がリスクを負うため、リスク分散に有利です。
流動性の低下･･･購入した複合機は固定資産として経理処理され、流動性が低くなります。急な資金ニーズに対応しにくい場合があります。
これらのメリットとデメリットを考慮して、自社のニーズや予算に合った判断を行うことが重要です。
購入した複合機は長期的に利用されるため、将来のビジネス計画を考慮に入れた選択が重要ですが、初期投資の負担が大きい場合や最新技術の追求を重視する場合は、リースを検討することも選択肢として考慮すべきです。
5.レンタルとは？その特徴と利用シーンの紹介
複合機のレンタルとは、一定の期間にわたって複合機を使用する契約形態を指します。
リースとは異なり、レンタルでは資産の所有権はレンタル会社が持ちます。
レンタル契約を結ぶことで、一定期間にわたって複合機を必要なだけ使用できるため、中小企業や一時的な需要がある企業にとって便利な選択肢となっています。
複合機のレンタルの特徴と利用シーンは下記を参考にしてみてください。
特徴
柔軟な利用期間･･･レンタル契約の期間は通常数ヶ月から数年まで幅広く選択できます。短期間のプロジェクトやイベント向けに短期間でのレンタルも可能です。
初期投資不要･･･複合機のレンタルでは、購入に比べて高額な初期投資が不要です。中小企業や予算の制約がある企業にとって、経済的な選択肢となります。
メンテナンス・サポート提供･･･レンタル会社が複合機のメンテナンスやサポートを提供する場合が多いです。故障時の対応やトラブルの際に迅速なサポートが期待できます。
最新機能の利用･･･レンタル契約を更新することで、常に最新の複合機を利用できる可能性があります。技術の進化が速い場合や、一時的な需要に対応する場合に有利です。
短期的なニーズに適した選択肢･･･一時的な需要があるプロジェクトやイベントなど、短期間での使用が必要な場合にレンタルは適しています。
利用シーン
イベントや展示会、プロジェクト期間中、事業拡大や臨時オフィス tec…
複合機のレンタルは、一時的なニーズや初期投資の制約がある場合に有用な選択肢となります。
ただし、契約期間やレンタル料金、サポート内容などをよく理解し、自社のニーズに合ったレンタルプランを選ぶことが重要です。
6.レンタルのメリット・デメリット
レンタルのメリットとデメリットを以下にまとめます。
メリット
初期投資の軽減･･･レンタルでは高額な初期投資が不要です。購入よりも低い費用で必要な機器や設備を利用できるため、資金繰りを改善できます。
柔軟性とスケーラビリティ･･･レンタル契約は一定期間のみの利用が可能なため、一時的なニーズや短期プロジェクトに対応することができます。また、必要に応じて契約を更新することで長期的に利用することもできます。
最新技術の利用･･･レンタル契約を更新することで、常に最新の機器や技術を利用できます。特にテクノロジーが進化する分野では、最新の機能や性能を常に取り入れることができます。
メンテナンスとサポートの提供･･･レンタル会社が機器のメンテナンスやサポートを提供する場合が一般的です。故障やトラブルの際に迅速な対応が期待できるため、安心して利用できます。
一時的なニーズに対応･･･イベントや展示会、プロジェクト期間など、一時的なニーズに対応する場合にレンタルが便利です。必要な期間だけ利用できるため、無駄な負担を減らせます。
デメリット
所有権の欠如･･･レンタルでは資産の所有権はレンタル会社が持ちます。所有権を持たないため、長期的な視野で資産の価値を築くことは難しくなります。
長期的なコスト増加･･･長期にわたってレンタルを続けると、総支払額が購入に比べて高くなる場合があります。所有権を持たないため、支払いが継続的に行われることに注意が必要です。
制約されたカスタマイズ･･･レンタル機器のカスタマイズには制約があります。所有権を持たないため、企業のニーズに完全に適合するカスタマイズを行うことは難しい場合があります。
契約解除の制約･･･レンタル契約は一定期間の契約が多いため、途中で契約を解除する場合には違約金が発生することがあります。契約解除の自由度が低いことがデメリットとなる場合があります。
長期的な保有コスト･･･購入した場合に比べ、レンタルは長期的な保有コストが増える可能性があります。レンタル契約が終了した場合には、新たな契約を結ぶ必要があります。
これらのメリットとデメリットを十分に検討し、自社のニーズや状況に合った適切な判断を行うことが重要です。
ビジネスの戦略や資金状況、ニーズの変化に応じて、購入やリースと併せてレンタルを検討することも考えてもいいかもしれません。
6.購入方法選択のポイントと考慮すべき要素とは？
複合機の購入方法を選択する際のポイントと考慮すべき要素を以下にまとめておりますので、参考にしてみてください。
予算･･･最も重要な要素の1つは予算です。購入には高額な初期投資が必要ですが、リースやレンタルよりも長期的に経済的である場合があります。予算に合わせて、購入の費用対効果をよく検討しましょう。
使用頻度と期間･･･複合機をどの程度の頻度で使用するか、そして必要な期間はどれくらいかを把握しておくことが重要です。短期的なプロジェクトやイベントに対してはリースやレンタルが適しているかもしれません。
技術の進化･･･複合機はテクノロジーが進化する製品であるため、購入した後も長期間使用する場合、技術の進化に追いつけるかを考慮する必要があります。最新機能の必要性や将来的なアップグレードの可能性を検討しましょう。
保守・メンテナンス･･･購入した複合機は自社で保守・メンテナンスを行う必要があります。保守にかかるコストやスタッフのトレーニングについても考慮しましょう。リースやレンタルではメンテナンスが提供されることが多いため、その点も比較してください。
柔軟性と契約条件･･･購入は長期的な契約が必要なため、柔軟性に制約が生じる場合があります。リースやレンタルの方が契約期間の制約が少ないため、短期的なニーズに適しています。
レンタルバックオプション･･･購入した複合機に対して、将来的に再販売やリースバックオプションを検討する場合、それらの可能性をリサーチしてください。
カスタマイズの必要性･･･自社のニーズに合わせてカスタマイズが必要な場合、購入による自由度が高いため選択肢になります。
リスク分散･･･購入は所有権を得るため、自社がリスクを負うことになります。リースやレンタルではリスクが提供元に分散されるため、経営上のリスク軽減に寄与します。
これらのポイントと考慮すべき要素を総合的に検討し、自社のニーズや戦略に合った最適な購入方法を選択することが重要です。
決定を行う際には、複合機の専門家や専門の販売代理店に相談することも役立ちます。
7.さいごに
複合機・コピー機のリース、購入、レンタルのいずれが最適かは、各企業の状況やニーズによって異なります。
それぞれのメリットとデメリットをよく理解し、自社のビジネス戦略と予算に合わせた選択をすることが重要です。
リースは初期投資を抑えることができ、メンテナンスやアップグレードが提供されるため、最新技術の導入がしやすいです。
特に技術が進化する分野では、柔軟な更新が必要な場合に適しています。
購入は所有権を確立し、長期的な利用において経済的であることがあります。
所有権を持つことで、自由な使用やカスタマイズが可能であり、長期的な運用に適しています。
レンタルは短期的なニーズや一時的なプロジェクトに対応する場合に便利です。
初期投資を抑え、必要な期間だけ利用できるため、柔軟な利用が可能です。
最終的な選択は、予算、使用頻度、技術の進化、メンテナンス負担、柔軟性、契約条件、将来的なニーズなど、多くの要素を総合的に考慮して行う必要があります。
予算が限られている場合や将来の技術進化に追いつきたい場合はリースが適しているかもしれませんが、所有権を持ちたい場合や長期的な運用を考える場合は購入が適しているかもしれません。
また、一時的なニーズに対応する場合や柔軟性を重視する場合はレンタルが適しているかもしれません。
最適な選択を行うためには、事前に専門家や販売代理店との相談や比較検討を行うことが重要です。
自社のビジネスニーズと将来的な展望を十分に把握し、複合機・コピー機の導入において最善の選択をすることで、効率的な業務遂行と経営の成功に繋げることができるでしょう。