「脱Excel（エクセル）」で業務効率が30％アップ！「脱Excel」の導入方法と注意点を解説

1.はじめに

Excelはビジネスにおいて非常に一般的なデータ処理ツールですが、Excelを使い続けることによって生じる問題があります。

そのため、企業は最近、「脱Excel」という言葉を耳にすることがあります。

 

本記事では、「脱Excel」によって業務効率が30％アップする方法と注意点について解説します。

 

 

 

2.脱excelとは？

「脱Excel」とは、Excel（エクセル）という表計算ソフトウェアから、より高度なデータ分析や業務効率化を実現するために、Excel以外の管理ツールやプログラムを利用することを指します。

 

Excelは、表計算ソフトウェアとしては非常に優れた機能を持っていますが、大量のデータを扱ったり、複雑な処理をする場合には限界があります。

また、手作業による入力ミスや、膨大な数のExcelファイルを管理することが難しくなることもあります。

 

そのため、データ分析に特化した管理ツールやプログラム、ERPシステム、CRMシステムなどを導入する脱Excelの動きが加速しており、より高度なデータ分析や効率化が実現され、業務の生産性が向上することが期待されています。

 

 

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3.脱Excelの導入方法とは？

脱Excelを導入する方法は、以下のような手順が一般的です。

 

Ⅰ.導入目的や要件を明確にする

脱Excelを導入する目的や要件を明確にし、具体的な導入計画を策定します。

例えば、どのような業務プロセスを改善するために脱Excelを導入するのか、どのようなツールを選定するのか、社員のトレーニングやシステム連携などの課題がある場合はどのように対応するかなどを検討します。

 

Ⅱ.代替ツールの選定

Excelに代わる代替ツールを選定します。

ツールの選定は、導入目的や要件に合わせて行う必要があります。

また、使いやすさやカスタマイズ性、セキュリティ対策なども重要な要素です。

 

Ⅲ.システム導入とデータ移行

代替ツールの導入を行います。

システムの導入には、社員へのトレーニングやデータの移行が必要な場合が多く、代替ツールにデータを移行する場合は、Excelからデータをエクスポートし、代替ツールにインポートする必要があります。

 

Ⅳ.システムの評価と改善

システムの評価を行い、改善点を把握します。

ツールの使い勝手や機能面での改善点があれば、改善を行い、より効率的な業務プロセスを構築します。

 

 

以上が、脱Excelを導入する一般的な手順になります。

導入には社員の協力や業務を進めるうえでのシステムの改善などが必要となるため、組織的な取り組みが求められます。

 

 

 

4.脱Excelの注意点とは？

脱Excelを実施する際には、以下のような注意点があります。

 

Ⅰ.ツール選定時に機能やセキュリティ面を確認する

Excelからの移行先となる代替ツールを選定する際には、必ずツールの機能やセキュリティ面を確認する必要があります。

機能面でExcelに劣る点がある場合は、業務プロセスがスムーズに進まなくなる恐れがあり、セキュリティ面が十分でない場合は、情報漏洩などの問題が発生する可能性もあります。

 

Ⅱ.従業員へのツールの使用説明に時間を割く

脱Excelに伴い、社員には新しいツールのトレーニングが必要となります。

導入前に十分なトレーニングを行わない場合、ツールの使い方に誤解が生じることで業務プロセスが停滞するなどの問題が生じることがあります。

十分な時間を割いてトレーニングを行うことが重要と考えます。

 

Ⅲ.データの移行に注意する

Excelからのデータ移行時には、必ずデータの整合性や正確性を確認する必要があります。

移行時に不備がある場合、業務に影響を与えることも考えられますので、しっかり確認しましょう。

 

Ⅳ.業務プロセスの見直しを行う

Excelからの脱却に伴い、業務プロセスも見直す必要があります。

Excelに頼りきっていたプロセスは代替ツールで改善できる場合もありますが、一方でExcelでしか実現できなかったプロセスもあるため、業務プロセスを見直すことも考えましょう。

 

Ⅴ.システムの運用・保守を考慮する

Excelと代替ツールでは、システムの運用・保守の方法が異なります。

Excelは個別に管理されるファイルですが、代替ツールはシステム全体を管理する必要があります。

代替ツールの運用・保守を適切に考慮することで、システムの安定的な運用が可能となります。

 

 

以上が、脱Excelを実施する際の注意点になります。

導入前に十分な検討を行い、問題を事前に把握し、対策を講じることが重要です。

 

 

 

5.さいごに

この記事では、「脱Excel」の導入によって業務効率が30％アップする方法と注意点について解説しました。

 

Excelは優れたデータ処理ツールですが、大量のデータを扱うときには限界があります。

脱Excelを行うことで、多くの人が同じファイルにアクセスできるため、複数編集が容易になります。

また、専門的なデータ処理ツールを使うことによって、大量のデータを処理することができるため、生産性が向上します。

さらに、多くのデータ処理ツールには、自動化機能が搭載されているため、手動で行わなければならなかった作業を自動化できるため、時間と労力を節約することができます。

 

脱Excelの導入方法は、ツールの選定、移行・導入、社内での普及などがあります。

ビジネスに必要なツールを選定し、社内のシステム管理者やIT部門に相談し、十分な準備をすることが重要です。

Excelの限界を感じている企業は、脱Excelを検討してみることをおすすめします。